Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 11 października 2016r. (sygn. akt 1638/16) wskazuje, iż "Przepis art. 26 ust. 1 ustawy Pzp postanawia, że zamawiający przed udzieleniem zamówienia, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 8 ust. 11, wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp - z czego wynika, że w tym mieści się udokumentowanie spełniania przez oferowane dostawy wymagań przedmiotowych."

Wobec powyższego za prawidłowe można uznać działanie, w którym zamawiający żąda przedstawienia dokumentów przedmiotowych dopiero na wezwanie, a nie wraz z ofertą (dotyczy dokumenty wskazanych zgodnie z § 13 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1126). W szczególności jest to korzystane rozwiązanie dla wykonawców dla których przedstawienie dokumentów przedmiotowych sytuacji wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów (np. dostarczenie próbki, wykonanie kosztownych testów itp.). Należy jednak wskazać, że powyższe stanowisko dotyczy wyłącznie sytuacji, w której dokumenty te są żądane wyłącznie na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowalne spełniają wymagania określone w treści specyfikacji. Jeżeli zaś dokumenty przedmiotowe (czyli próbki, opis, katalog itp.) są podstawą do oceny oferty według kryteriów oceny oferty opisanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wówczas takie dokumenty muszą być złożone wraz z ofertą i nie podlegają uzupełnieniu.