Podpisu elektronicznego może używać wyłącznie osoba fizyczna, a w imieniu osoby prawnej podpisy składają osoby fizyczne, które są uprawnione do jej reprezentowania. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest forma podpisu elektronicznego, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie ( certyfikat zapewniający odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa technicznego oraz spełniający wymagania określone w przepisach ustawy  o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej). Skutki prawne podpisu tego rodzaju reguluje art. 78¹   § 1 Kc stanowiąc, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym^[1].

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Zgodnie z art. 10a ust. 5 aktualnie obowiązującej ustawy Pzp oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy tez oświadczenia, w tym JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i dodatkowo opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Powyższe zastrzeżenie ustawowe oznacza, że sporządzenie oferty w postaci innej niż wymagana powoduje jej nieważność.

Zgodnie z art. 65 § 1 Kc oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje. W perspektywie funkcjonalnej znaczenie będzie miało uwzględnienie kontekstu w jakim dochodzi do złożenia tego oświadczenia.

Opatrując dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych to jest złożenia oferty.

Zatem w przypadku zeskanowania oferty wykonawcy pierwotnie wytworzonej przez niego w postaci papierowej, tj. przekształcenia jej w postać elektroniczną, a następnie opatrzenie powstałego w ten sposób dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy, oznacza wolę złożenia oferty, nie zaś kopii oferty.

W takich okolicznościach bez znaczenia będzie uprzednie opatrzenie oferty sporządzonej w postaci papierowej własnoręcznym podpisem.

Powyższe rozważania dotyczące formy elektronicznej oferty przetargowej oraz dokumentów składanych przez wykonawców zachowują swoją aktualność w stosunku do rozwiązań wprowadzonych nową ustawa Pzp, tym bardziej, iż wymóg złożenia oferty w postaci elektronicznej dotyczy już zamówień o wartości przekraczającej 130 tys. złotych.

 Dokonując analizy art. 63 nowej ustawy Pzp można zauważyć, że ustawodawca przyjmuje różne rozwiązania jeżeli chodzi o formę oferty w zależności od wartości prowadzonego postępowania odpowiednio :

1. w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.
2. natomiast w  postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

O ile sformułowanie dotyczące formy elektronicznej złożonej oferty oraz oświadczenia, o którym mowa w art. 125 Pzp jest rozwiązaniem  wprowadzonym już w październiku 2018r. i stosowanym wyłącznie w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej nie stanowią nowego rozwiązania o tyle dla postepowań o wartości nie przekraczających progów unijnych ustawodawca wprowadza rozwiązanie równoważne dla wykonawców nie posiadających kwalifikowanego podpisu w postaci podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

O ile w odniesieniu do aktualnego stanu prawnego  kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest tożsamy z podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, który  jest wyłącznie zwykłym podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (art. 3 pkt 15 ustawy z 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), a oferta, JEDZ czy wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu podpisane profilem zaufanym powinny być traktowane jak złożone w niewłaściwej formie, o tyle w reżimie nowej ustawy Pzp podpis zaufany zyskuje istotność porównywalną do kwalifikowanego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem lecz dotyczy to wyłącznie postepowań o niższej wartości.

Natomiast wskazany podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny. Prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL, aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w e‑dowodzie, powinieneś wyrazić na to zgodę podczas składania wniosku o nowy dokument. Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Podpis osobisty może być wykorzystywany również w kontaktach z podmiotami innymi niż publiczne, ale tylko jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. Podpis osobisty może służyć m.in. do podpisu dokumentów elektronicznych wysyłanych do urzędu w tym także oferty przetargowej , wniosku lub innych dokumentów wymaganych przez zamawiającego w danym postępowaniu.

[1] M. Partyka,  Dokumenty z podpisem elektronicznym, „Przetargi Publiczne” 2018 r., nr 4.