Komunikat Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) z 20 marca 2020r zachęca zamawiających, by w postępowaniach poniżej progu unijnego, porozumiewali się z wykonawcami, w tym także do składania ofert, za pomocą środków komunikacji elektronicznej W obecnym stanie prawnym nie jest to obligatoryjny obowiązek. Ten dotyczy tylko postępowań powyżej progu unijnego. Zamawiający korzystają z tej postaci porozumiewania, jednakże dotyczy to korespondencji zwykłej postępowań krajowych. Nie mniej należy podkreślić, że oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie własne wykonawcy (art. 25a) składane w postaci elektronicznej należy opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Także pozostałe dokumenty i oświadczenia, które wykonawca będzie składał na wezwanie muszą być opatrzone tym podpisem, w formie zgodnej z treścią rozporządzenia w sprawie rodzaju dokumentów (…) z 26 lipca 2016 (t.j. Dz. U. z 2020 r, poz. 1282) a więc albo w oryginale albo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia.
Wybór sposobu komunikowania się przez zamawiającego, w postępowaniach o niskiej wartości, tzw. zamówieniach niskobudżetowych lub krajowych, nie może ograniczać uprawnień wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający musi umożliwić także złożenie oferty w sposób tradycyjny, czyli w formie pisemnej. W tym miejscu należy podkreślić, że zamawiający decydując się na elektroniczną formę składania ofert jak i pozostałej komunikacji elektronicznej musi również uwzględnić obowiązujące przepisy, co do możliwości złożenia oferty także w formie pisemnej. Nie może wybrać tylko formy elektronicznej.
Złożenie oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w formie elektronicznej wymaga posiadania przez wykonawców kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jak stanowi art. 781 Kodeksu cywilnego „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”
Złożenie oświadczenia woli w takiej formie zrównuje je z oświadczeniem w formie pisemnej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny wykonawca może nabyć tylko od dostawcy usług zaufanych, którzy będąc podmiotami certyfikowanymi wpisani są do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji przy Ministerstwie Cyfryzacji. Obecnie zarejestrowanych jest tam pięć podmiotów, posiadających stosowne certyfikaty.
Reasumując, wykonawca, który będzie ubiegał się o udzielenie zamówienia publicznego wszczynane (ogłaszane) w obowiązującym stanie prawnym (od 01.01.2021r będzie obowiązywała nowa ustawa) powinien wnikliwie zapoznać się z instrukcją zawartą w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) dotyczącą sposobu przygotowania, sporządzania i złożenia oferty oraz pozostałej komunikacji zamawiającego z wykonawcą w ramach prowadzonego danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wtedy dokonuje wyboru, w jakiej formie złoży ofertę, na którą jest przygotowany technicznie.
W nowej ustawie Prawo zamówień publicznych jest regulacja, która wskazuje, że komunikacja między zamawiającym a wykonawcą odbywać się będzie tylko za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Ta jednak wejdzie w życie dopiero od 01.01.2021r dla postępowań wszczynanych po tej dacie.