Związanie ofertą jest pojęciem cywilnoprawnym. Pojęcie to oznacza, że wykonawca, który złożył jednostronne oświadczenie woli w postaci oferty, w przypadku uznania tej oferty za najkorzystniejszą, jest w okresie związania zobowiązany do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych. Co ważne, podmiot, który złożył ofertę, nie ma możliwości jej wycofania lub zmiany pierwotnej treści swojego oświadczenia.
W aktualnym stanie prawnym ( ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych) zamawiający uprawniony jest do wystąpienia do wykonawcy z wnioskiem o przedłużenie okresu związania ofertą jednokrotnie o okres nie dłuższy niż 60 dni.
Wniosek taki zamawiający przesyła do wszystkich wykonawców którzy złożyli oferty w danym postępowaniu najpóźniej na 3 dni przed upływem okresu związania ofertą. Czynność ta ma na celu zabezpieczenie etapu wyboru oferty najkorzystniejszej.
W przypadku, gdy wykonawca na wniosek zamawiającego nie wyrazi zgody na przedłużenie okresu związania ofertą jego oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 89 ust.1 pkt.7a Pzp. Zamawiający po wyborze oferty najkorzystniejszej wyznacza termin zawarcia umowy zgodnie z regulacją art. 94 ust.1 pkt.2 Pzp uwzględniając wartość postępowania oraz formę w jakiej została przesłana informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej.
Co istotne wybór oferty najkorzystniejszej nastąpić musi w okresie związania ofertą, natomiast samo zawarcie umowy o zamówienie publiczne może nastąpić zarówno w tym okresie jak i po upływie okresu związania ofertą.
W przypadku wyznaczenia terminu zawarcia umowy przypadającego na okres związania ofertą wykonawca w przypadku podjęcia decyzji o nie przestąpieniu do jej zawarcia utraci wadium zgodnie z art. 46 ust. 5 Pzp.
Zawarcie umowy o zamówienie publiczne z wykonawcą wyłonionym w procedurze przetargowej w okresie przypadającym po upływie okresu związania ofertą jest akceptowalne. Co potwierdza ugruntowane orzecznictwo KIO, nie mniej jednak obarczone jest tym ryzykiem ,że wykonawca może wyłączyć się od podpisania umowy bez sankcji zatrzymania wadium, które pełni funkcję kaucyjną także w odniesieniu do tej czynności.
Z uwagi na fakt iż wystąpienie z wnioskiem do wykonawcy ma charakter jednorazowy, zamawiający nie ma już uprawnień do złożenia wniosku o przedłużenie okresu związania ofertą, tym samym wykonawca w przypadku gdy nie została zawarta jeszcze umowa o zamówienie publiczne może złożyć samodzielnie oświadczenie o przedłużeniu okresu związania ofertą bez wniosku zamawiającego, w taki sposób aby ten przedłużony okres pokrywał się z datą zawarcia umowy jednakże nie jest to konieczne, ponieważ jak zostało to określone powyżej zawarcie umowy może nastąpić po upływie okresu związania ofertą jeżeli wykonawca nadal jest zainteresowany realizacją zamówienia publicznego.
Zgodnie z regulacją art. 220 ust.3 oraz art. 307 ust.2 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych ( Nowa ustawa Pzp) w przypadku, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni (dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych) lub nie dłuższy niż 60 dni (dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne).
Jaki widać, ustawodawca odstępuje od koncepcji dobrowolności złożenie wniosku o przedłużenie okresu zawiązania przez zamawiającego na rzecz obligacji zobowiązującej zamawiającego do realizacji tej czynności.
Zauważyć należy także, że wniosek może przesłany przez zamawiającego, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie okresu związania ofertą, do końca terminu związania ofertą, co oznacza iż w nowej regulacji termin 3 dni przed upływem okresu związania ofertą jako graniczny został zaniechany w nowej ustawie Pzp.
Ponadto ustawodawca określa analogicznie do aktualnego stanu prawnego jednokrotność wezwania o przedłużenie okresu związania ofertą z tym, że o okres nie dłuższy niż 30 dni lub 60 dni w zależności od wartości zamówienia.
W tym punkcie zauważyć należy iż nowa ustaw Pzp określa okresy związania ofertą odmiennie do aktualnie obowiązującej regulacji przyporządkowując odpowiednio:
- dla postępowań o wartości poniżej progów unijnych – 30 dni, przedłużenie okresu o 30 dni
- dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne – 90 dni, przedłużenie okresu o 60 dni.
Ustawodawca w nowej regulacji odstąpił także od możliwości samodzielnego przedłużenia okresu związania z ofertą, co ma miejsce w aktualnym stanie prawnym.
Przedłużenie terminu związania ofertą, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.